Zarządzanie i tworzenie procesów w firmie — sprawdź jak usprawnić swoją firmę, wprowadzając nowe procesy i poprawiając te obecne!

Procesy w firmie to główny element jej funkcjonowania. To właśnie od nich zależy, jak działa firma, oraz jakie zyski przynosi. Z czasem jednak w każdej firmie z powodu ewolucji rynku, warunków czy sytuacji należy wprowadzać nowe procesy i usprawniać te, które nie zdają już egzaminu. W tym tekście odpowiadamy na pytanie, czym są procesy firmowe i podpowiadamy jak wprowadzać nowe procesy oraz na co zwrócić uwagę przy ich tworzeniu.

Czym są i jak działają procesy w firmie?

Procesy w firmie to konkretne procedury czy działania, które zwykle wykonujemy. Może być to np. obieg dokumentów, produkcja części, ich wysyła czy obsługa klienta. Każdy proces ma duży wpływ na działanie firmy i jest odpowiedzialny za daną część funkcjonowania firmy. Procesy są zatem przebiegiem czynności w danej dziedzinie firmy. Procesy takie możemy zmieniać lub tworzyć nowe. Przeważnie za ich tworzenie odpowiedzialna jest kadra kierownicza. Procesy występują zarówno w dużych firmach, jak i małych — np. kilkuosobowych.

Jak tworzyć procesy? O czym warto pamiętać?

Z pewnością, jeśli chcemy usprawnić pracę naszej firmy i stworzyć nowe procesy powinniśmy kierować się kilkoma istotnymi elementami. Pierwszym z nich jest dokładna analiza sytuacji. Przed stworzeniem procesu np. obiegu dokumentów powinniśmy dokładnie przeanalizować obecną sytuację, porównać różne rozwiązania i zastanowić się co można usprawnić. Warto w tym celu rozmawiać z osobami, których dotyczy proces, gdyż bardzo często mają cenne spostrzeżenia. Warto przygotować również alternatywną wersję danego procesu lub w miarę możliwości przetestować nowy proces na mniejszą skalę np. na jednej grupie itp. Ważnym elementem tworzenia nowych procesów jest też zastanowienie się, o ile zwiększy się wydajność pracy i czy zmiana ta będzie na tyle korzystna, aby ją wprowadzać. Czasami poprawienie procesu o kilka procent nie jest warte burzenia dotychczasowej sytuacji.

Dobrym pomysłem jest również skorzystanie z doradztwa branżowego, firm szkoleniowych lub specjalistów, którzy posiadają szeroką wiedzę z różnych dziedzin i pomagą mam wybrać odpowiednie opcje. Zainwestowanie środków w taką pomoc z pewnością zwróci się stworzeniem efektywnego procesu w naszej firmie.